Krok ósmy wg książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.
Krok ósmy – tylko dla orłów
Regularny przegląd systemu, to wg mnie najtrudniejsza część całego procesu zarządzania zadaniami, zarządzania sobą, a z drugiej strony chyba najważniejsza.
Brak systematycznego spojrzenia na zadania, które zrealizowaliśmy i które są przed nami sprawia, że całość zaczyna się rozjeżdżać. Tak było i w moim przypadku. Czym to się objawiało? Zadania z terminem realizacji sprzed trzech miesięcy, zadania, które dawno zostały zrealizowane, zadania, które straciły sens lub przegapiłem. Lista priorytetów się wydłużała i całość po woli traciłą sens.
Tydzień trwający miesiąc
Kiedyś słyszałem takie ciekawe stwierdzenie, które zaburza nawet teorię względności Einsteina – „Tygodniowy przegląd systemu powinno się wykonywać przynajmniej raz w miesiącu”. Ciekawe…
U mnie bywało, że czasoprzestrzeń rozciągała się jeszcze bardziej. Doprowadziło to do niekontrolowanego przerostu listy priorytetów, która sięgnęła prawie dwóch setek. Pisałem o tym w jednym z postów – Help me with priorities. Sytuacja w pewnym sensie przerosła mnie i musiałem poświęcić na prawdę sporo czasu, aby sobie wszystko uporządkować. Nie było łatwo poradzić sobie z wielotygodniowym (!) bałaganem. A jest na to jeden prosty sposób…
Tygodniowy przegląd
Wystarczy raz w tygodniu poświęcić trochę swojego cennego czasu, aby spojrzeć na swój system trochę z góry, a może z boku, tak z pewnym dystansem. Wówczas należy zdecydować, co jest ważne dla realizacji naszych celów, co przybliża nas do osiągnięcia kamieni milowych projektów.
Roboty nie przerobisz – tak kiedyś napisałem. Czasami czuję się jak Syzyf, który już widzi szczyt góry, a za chwilę jego głaz spada na sam dół. Dlatego tak ważne jest, aby regularnie oczyszczać swój system.
Jak pies do jeża…
W moim umyśle stwierdzenie „Tygodniowy przegląd” wyglądało jak monstrum, którego nigdy nie pokonam. Zabierałem się do niego jak pies do jeża, z obawą i bez przekonania, że te działania przyniosą jakikolwiek efekt. A jednak…
Nie taki diabeł straszny, jak go malują
Przegląd tygodnia nie jest straszny, jeśli wykonuje się go regularnie raz w tygodniu. Łatwiej jest ogarnąć sprawy w krótkich okresach czasu. Dodatkowo jest pewien sposób na zwiększenie motywacji do swoich przeglądów.
Obiecaj to publicznie
Powiedz komuś, że będziesz robił regularne przeglądy. Ja tak zrobiłem – dołączyłem do grupy na facebook’u założonej przez ludzi z Nozbe i tam obiecałem, że będę robił regularne przeglądy.
Pierwszy poszedł bez problemu – w piątkowy wieczór. Z drugim już był mały zgrzyt – piątek bez przeglądu. I co mam napisać, że zrobiłem jak nie zrobiłem? Eeee, nie wypada… samego siebie nie oszukam – sobota rano i przegląd zrobiony. Za dwa dni znowu jest piątek i kolejny przegląd, ale teraz już wiem, że jest on wykonalny i wymaga sporo mniej wysiłku niż mi się wydawało.
Przecież…
Krok ósmy – NIE tylko dla orłów
Jak wykonać swój tygodniowy przegląd?
O tym następnym razem…
Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof
23 lutego 2018 o 01:16
Jeśli coś pomaga nam dlaczego tego nie wdrażać. Gratuluję i życzę wytrwałości oraz konsekwencji.
PolubieniePolubienie
24 lutego 2018 o 06:24
Konsekwencja i regularność przeglądu własnego systemu zarządzania zadaniami jest bardzo ważna. Wczoraj wykonałem kolejny tygodniowy przegląd i okazało się, że poszedł on szybko i sprawnie, bo nie było zaległości 🙂
PolubieniePolubienie
23 lutego 2018 o 09:42
Nie mam większego problemu z tygodniowym planowaniem – mam przewazniw ustaloną listę priorytowych zadań, które rozplanowuję na poszczególne dni tygodnia 🙂
PolubieniePolubienie
24 lutego 2018 o 06:29
Gratulacje, tak trzymaj 🙂
PolubieniePolubienie
23 lutego 2018 o 15:41
Oho, u mnie może być ciężko ;p
PolubieniePolubienie
24 lutego 2018 o 06:32
U mnie też było ciężko, gdy tygodniowy przegląd robiłem raz na miesiąc 😦 – zaległości zabijały efektywność, ale gdy tydzień na prawdę trwa tydzień, jest sporo łatwiej 🙂
PolubieniePolubienie
24 lutego 2018 o 07:08
U mnie to działa. Wytrwałości dużo życzę 🙂
PolubieniePolubienie
24 lutego 2018 o 07:14
Teraz mam już z górki, regularne przeglądy prostują kręte drogi i ułatwiają wiele spraw 🙂
PolubieniePolubienie
25 lutego 2018 o 21:13
Przydałoby mi się coś takiego. Czasami zamiast się konkretnie zabrać do działania, przekładam to z dnia na dzień i udaję, że problemu nie ma. Myślałam nawet, żeby sobie zrobić ramki z wielkimi napisami „Nie zostawiaj wszystkiego na ostatnią chwilę!”, najlepiej w widocznym miejscu, żeby patrzeć na to za każdym razem jak nie mam ochoty robić tego, co powinnam.
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 23:12
Dobrym sposobem jest „czyszczenie” listy zadań z danego dnia. Pusta lista na koniec dnia daje sporo satysfakcji. Pytanie tylko, ile zadań wyznaczymy sobie na dany dzień i ile ewentualnie pozwalamy sobie „przepchnąć” na jutro. Zadania ważne staram się wykonać wszystkie, a jeśli jakaś błahostka zostanie, to tragedii nie ma… 😉
PolubieniePolubienie
25 lutego 2018 o 23:53
Bardzo ciekawy artykuł. Sama mam czasem z tym problem, żeby się dobrze zorganizować i działać zgodnie z planem, dlatego na pewno wykorzystam.
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 23:15
Ja używam Nozbe już prawie trzy lata – bardzo fajna aplikacja, która ułatwia mi zarządzanie zadaniami. Polecam 🙂
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 09:43
Świetny wpis. Bardzo przydatne informacje.
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 23:19
Mam nadzieję, że moja przygoda z GTD i Nozbe pomoże w organizacji zadań innym, pozdrawiam 🙂
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 11:00
Każdy ma swój sposób działania , jeżeli pomaga to warto go wdrożyć 😉
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 23:27
Mój sposób sprawdza się u mnie, choć cały czas się go uczę, uczę się konsekwencji w działaniu i regularności pracy – to moim zdaniem jeden z kluczy do sprawnego działania 🙂
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 22:27
Dobre! „Tygodniowy przegląd systemu powinno się wykonywać przynajmniej raz w miesiącu”. – jak dojdę do tego, to już uznam to za sukces 😀
PolubieniePolubienie
27 lutego 2018 o 00:03
Mnie dojście do tygodniowego przeglądu (ale takiego prawdziwego) zajęło sporo czasu, a bywało, że tydzień trwał i dłużej niż miesiąc. Przeglądy po miesiącu lub dłuższym okresie były katorgą. Przeglądy tygodniowe są zdecydowanie szybsze i łatwiejsze, bo czy w naszym życiu tak wiele zmienia się przez tydzień?… 😉
PolubieniePolubienie
27 lutego 2018 o 00:04
Mnóstwo. Zwłaszcza w moim 😂😁😁😁
PolubieniePolubienie
27 lutego 2018 o 00:08
Hmmm, życie na pełnych obrotach wymaga dużej dyscypliny. Powodzenia 🙂
PolubieniePolubienie
27 lutego 2018 o 00:13
Tak wiem. I często bywa różnie, ale staram się ogarnąć jak tylko umiem. 🙂 Dziękuję i wzajemnie 🙂
PolubieniePolubienie
26 lutego 2018 o 23:06
Wystarczy pracowac w projektach i zarządzać nimi, i planowanie samo wyjdzie.
PolubieniePolubienie
27 lutego 2018 o 00:14
Święta prawda, projekty raczej idą do przodu. Problemy pojawiają się zazwyczaj na pojedyńczych zadaniach z niczym nie powiązane, które mam w zbiorczym projekcie.
PolubieniePolubienie