Krok 7 – Zapanuj nad dokumentami

2 Komentarze

Post042

Krok 7 – Zapanuj nad dokumentami

Krok siódmy wg książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Archiwum

Na powyższym zdjęciu widzimy zapewne jakieś archiwum. Raczej są tam dokumenty sięgające kilka – kilkanaście lat wstecz. A może i niekoniecznie…

W moim archiwum też jest sporo dokumentów fizycznych – papierowych. Dokumenty z działalności gospodarczej, PIT-y, umowy, faktury dotyczące mieszkania, samochodu. Umowy ubezpieczenia, świadectwa, dyplomy. Są takie dokumenty, które powinniśmy przechowywać w formie papierowej. Ale czy wszystkie dokumenty musimy trzymać? Jak długo? Gdzie to wszystko pomieścić?

Jak „walczyć” z dokumentami papierowymi?

Dokumenty z każdej strony. W domu, w biurze, co z nimi robić?
A co na ten temat pisze Michał Śliwiński w swojej książce „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Warto skorzystać z doświadczenia osoby, która jest fanem produktywności i oczywiście twórcą Nozbe. Postaram się dorzucić tutaj swoje trzy grosze, ponieważ korzystam z Nozbe już ponad dwa lata i też jestem fanem produktywności.

Sposób 1. Skaner w biurze i pliki na komputerze.

Skanujemy dokumenty i w formie cyfrowej zapisujemy na dysku komputera. Ważne jest, aby dokumenty przechowywać w folderach o prostej hierarchii. Pliki również warto nazywać w taki sposób, abyśmy później jednoznacznie mogli stwierdzić, co jest w tym dokumencie. Hierarchia katalogów i nazwy plików są bardzo ważne, aby w przyszłości bez problemów można było odnaleźć interesujący nas dokument.

Sposób 2. Skaner w telefonie i pliki w chmurze.

Większość z nas nosi przy sobie skaner, aparat i kamerę w jednym urządzeniu – smartfon. Jest wiele aplikacji do robienia zdjęć. Ponadto aplikacje tego typu synchronizują się z chmurą. Zeskanowane pliki, zdjęcia można bez problemu zapisać na Dropboksie, Google Drive, One Drive.
Proces digitalizacji jest łatwy i szybki. Robimy zdjęcie, zapisujemy plik pod określoną nazwą, zapisujemy w chmurze i już. Smartfon, tablet, komputer synchronizują się z chmurą, dzięki czemu zapisane pliki są dostępne od razu na wszystkich urządzeniach.

Sposób 3. Aplikacja Evernote na telefonie.

Można pójść jeszcze dalej i wypróbować jeden z ulubionych sposobów Michała – aplikacja Evernote. Wystarczy uruchomić aplikację na telefonie i zrobić zdjęcie. Evernote ze zdjęcia utworzy skan i zapisze w chmurze w formie notatki, która po szybkiej synchronizacji jest widoczna na wszystkich urządzeniach.

Sposób 4. Nozbe.

Moją ulubioną aplikacją, z którą zaprzyjaźniłem się ponad dwa lata temu, jest Nozbe. System zadań i projektów daje mi pełen wachlarz możliwości. Proste, pojedyncze zadania, małe projekty, skomplikowane, złożone projekty – Nozbe obsłuży je wszystkie.
Do zadań można dodawać opisy tekstowe, listy, notatki Evernote, pliki z Google Drive, pliki z dysku, zdjęcia prosto z aparatu – zawsze mam pod ręką materiały, które potrzebne mi są do realizacji zadania czy projektu.

Jednym ze sposobów digitalizacji danych jest skanowanie paragonów. Szczegółowo opisuję to w jednym z postów: Reklamacja bez paragonu? – TAK
Skanuję paragon, zapisuję nazwę kupionego przedmiotu, jego cenę, nazwę sklepu oraz okres gwarancji. Przez dwa i pół miesiąca dodałem szesnaście paragonów. Jeszcze żadnej z rzeczy nie reklamowałem, ale odnalezienie właściwego paragonu nie zajmie mi dłużej niż minutkę…

Szyfrowanie dokumentów w Nozbe

Z Nozbe korzystają nie tylko klienci indywidualni tacy jak ja, korzystają zespoły z całego świata, rządy, urzędy, kancelarie prawnicze i spółki giełdowe. Dlatego twórcy Nozbe zdecydowali się na pełne szyfrowanie dokumentów załączonych do zadań i projektów. Plik dodany do zadania jest szyfrowany, bezpieczny i dostępny tylko dla ciebie.

Warto wypracować własny sposób zarządzania zadaniami, projektami i materiałami dodatkowymi. Ja taki sposób sobie opracowałem i na bieżąco go udoskonalam.

Chcesz dowiedzieć się więcej o Nozbe i o tym jak organizuję swoją pracę i swój czas? Skorzystaj z książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Możesz też zajrzeć do postów, w których opisuję moja przygodę z Nozbe – przejdź tutaj.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof

Reklamy

2 thoughts on “Krok 7 – Zapanuj nad dokumentami

  1. Muszę przyjrzeć się tej aplikacji, bo jakos ostatnio mam nadmiar dokumentów i zadan :-))

    Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s