Krok 5 – Działaj w zespole, a osiągniesz więcej

3 października 2017 by bluehorseeu 8 Komentarzy

Krok 5 – Działaj w zespole, a osiągniesz więcej

Krok piąty wg książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Jak zrobić więcej? Przy projektach, szczególnie tych bardziej złożonych, zazwyczaj powołuje się zespół. Dobrze dobrany zespół ludzi uzupełnia się kompetencjami. Każdy ma inne umiejętności, inne predyspozycje, jeden wspomaga drugiego.

Jak i po co budować zespół?

Każdy Polak ma we krwi trochę z Zosia Samosi, która wszystko sama… Ja też, kiedyś, na początku swojej pracy zawodowej, przerabiałem ten etap.

– Ja to zrobię najlepiej,
– Nikt nie zrobi tego tak, jak ja,
– Jeśli ja tego nie zrobię? To kto?
Chodzi jednak o to, że nie zawsze wszystko jesteśmy w stanie robić najlepiej. Nie we wszystkich dziedzinach możemy być specjalistami.

Kiedyś prowadziłem również jednoosobową działalność gospodarczą, byłem jednoosobową firmą, w której były działy:
– sprzedaż – ja,
– obsługa klienta – ja,
– informatyk – ja,
– marketing – ja,
– obsługa sklepu internetowego – ja,
– księgowość – ja,
– ja, ja i ja.
„Ja siam” czasami jest ciężko.

Inaczej jest w dużej firmie:
– sprzedaż – specjalista,
– obsługa klienta – specjalista,
– informatyk – specjalista,
– marketing – specjalista,
– obsługa sklepu internetowego – specjalista,
– księgowość – specjalista.
Każdy ma działkę, za którą odpowiada i w której się specjalizuje.

Jak w prostszy i szybszy sposób zrealizować projekt?

1/ Wszystko zrobić samemu?
2/ Zebrać zespół, podzielić zadania pomiędzy członków wg ich umiejętności i predyspozycji; kierować, koordynować, zbierać i analizować wyniki.

Chyba ten drugi wariant wydaje się bardziej efektywny.

Fenomen Małysza

Pamiętamy na pewno fenomen Adama Małysza. Przypomniał mi się z tamtych czasów taki dowcip:

„Dlaczego Małysz skacze ostatni?”
„Żeby wiedział ile skoczyć – metr dalej od najlepszego…”

I chyba nie ma w Polsce osoby, która nie kojarzyłaby tego nazwiska. Jednak sukces Adama to nie tylko jego zasługa. Na jego sukces pracował cały zespół: trenerzy, lekarze, masażyści, dietetycy. Większość pewnie pamięta jego trenera Apoloniusza Tajnera, ale wymienić jeszcze jedno nazwisko z jego ekipy? Już byłoby trudno.

Na sukces jednej osoby pracuje cały zespół specjalistów, którzy wykonując swoje zadania wnoszą nie tylko swoją pracę, ale jeszcze coś więcej – w myśl zasady 2 + 2 = 5.

Taki zespół można porównać do góry lodowej, widzisz tylko wierzchołek a cała olbrzymia część jest skryta pod wodą.

Pierwsze kroki w pracy zespołowej

Przejście od ja do zespołu nie oznacza od razu konieczności zatrudniania całego sztabu pracowników. Na początku można zlecać pojedyncze zadania. Jak to zrobić? Trzeba dokładnie określić co i jak ma być zrobione. Można do tego wykorzystać metodę wyznaczania celów S.M.A.R.T.
Zadanie, czy też cel, który chcemy osiągnąć musi być:
– S – Specific (skonkretyzowany) – określ dokładnie, czego oczekujesz,
– M – Measurable (mierzalny) – ustal, jak będziesz mierzył postępy i efekt końcowy pracy,
– A – Agreed (uzgodniony) – ustal, co trzeba zrobić, co ma sens, a co wymagałoby zbyt dużo pracy, ustal (jeśli to konieczne) wynagrodzenie za pracę,
– R – Realistic (realistyczny) – zadanie do wykonania musi być realne, możliwe do wykonania,
– T – Time-bound (określony w czasie) – ustalenie konkretnego terminu jest niezbędne, aby projekt nie ciągnął się w czasie.

Najpierw piszę, potem rozmawiam… A potem znowu piszę

Delegowanie zadań, przekazywanie specyfikacji, co jest do zrobienia, określenie wszystkich szczegółów, to podstawa dobrej współpracy i światełko w tunelu, które przybliża nas do celu.
Wiele osób najpierw prowadzi długie, nieproduktywne rozmowy przed spisaniem czegokolwiek na papierze (lub w komputerze).
Sprawy mogą pójść szybciej, jeśli do rozmowy przygotujemy się. Spisujemy wszystkie wątki, które chcemy poruszyć. Da nam to pewność, że nie pominiemy żadnej ważnej dla nas kwestii. Tak przygotowani możemy poprowadzić rozmowę sprawniej, szybciej i bardziej efektywnie.

W trakcie spotkania dobrze jest robić notatki, aby po spotkaniu doprecyzować warunki realizacji zadań. Ważne jest, aby obie strony w ten sam sposób wszystko rozumiały.

Prowadzenie projektu, monitorowanie efektów

Na początku dobrym sposobem komunikacji jest e-mail. Wysyłając wiadomość nie oczekujemy natychmiastowej odpowiedzi. Nie przerywamy, nie zakłócamy pracy tej drugiej stronie.

Istnieją również inne sposoby współpracy i dzielenia się informacjami, np. współpraca za pomocą Nozbe. Jeśli obie strony korzystają z tej aplikacji, to wystarczy założyć projekt i zaprosić do niego tę drugą stronę. Dodajemy zadania do projektu, delegujemy zadania właściwym osobom. Dzięki temu bezpośrednio widzimy postępy, komentarze.

Nie pracuj w pojedynkę, a osiągniesz więcej

Tutaj przypomniało mi się zadanie, jakim zostałem poddany wraz z innymi uczestnikami na pewnym szkoleniu.

Mieliśmy wykonać z papieru ostrosłup o podstawie kwadratu. Otrzymaliśmy papier, nożyczki (w ilości mniejszej niż liczba uczestników), klej (w ilości mniejszej niż liczba uczestników).

Ćwiczenie miało trzy etapy, każdy z nich trwał trzy minuty.

1/ Etap pierwszy – pracujemy sami, nie możemy się porozumiewać – nie powstał ani jeden ostrosłup.

2/ Etap drugi – pracujemy w trzy-osobowych zespołach, nie możemy się porozumiewać – powstał jeden ostrosłup.

3/ Etap trzeci- pracujemy w tych samych trzy-osobowych zespołach, możemy się porozumiewać – powstało 24 (słownie: dwadzieścia cztery) figurki.

Dla wszystkich to był szok! Zespół z prawidłową komunikacją może duuużo więcej – to oficjalny wniosek.

A jaki był wniosek, który zapamiętałem?

„Nawet najlepszy menedżer sam g***o zrobi…”

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof