Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej

7 listopada 2017 by bluehorseeu 10 Komentarzy

Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej

Krok szósty wg książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Jeden za wszystkich – wszyscy za jednego – takie hasło wymyślił Alexandre Dumas dla swoich trzech (czterech) bohaterów – w jedności siła.

Z zadaniami jest podobnie – grupuj je, bo w jedności siła. Jak to działa?
W moim systemie jest sporo projektów i jeszcze więcej zadań. Jednym ze sposobów uproszczenia i optymalizacji zadań jest ich kategoryzacja.

Czym są kategorie?

Codziennie pracuję nad wieloma zadaniami, projektami. Do realizacji zadań wykorzystuję te same narzędzia, zadania związane są z miejscami lub osobami. Dlatego kategorią może być np.:

1/ narzędzie:
– telefon,
– komputer.

2/ Miejsce:
– biuro,
– dom,
– miasto (sprawunki).

3/ Osoba:
– żona,
– szef,
– dziecko,
– przyjaciel.

4/ Sposób działania:
– finanse,
– wyjazd.

Dzięki kategoryzacji mogę szybko i sprawnie wykonać podobne zadania, nawet jeśli dotyczą różnych projektów.

Nasuwa się pytanie, czym się różni projekt od kategorii? I tutaj, w książce Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”, pojawia się mój tekst 😉

Źródło: 10 kroków do maksymalnej produktywności,
Michał Śliwiński, 2017, str. 88-89

Wynika z tego, że projekty i kategorie są innymi płaszczyznami spojrzenia na zadania:
1/ Projekty grupują mi zadania prowadzące do konkretnego celu:
a/ projekt: Wyjazd na urlop może mieć zadania:
– wybrać nocleg,
– zarezerwować nocleg,
– wymienić złotówki na euro,
– spakować kosmetyki,
– …

a/ projekt: remont łazienki może mieć zadania:
– wybrać fachowca,
– umówić z fachowcem termin remontu,
– wykonać szkic łazienki (rozmieszczenie: wanna, umywalka, pralka…),
– kupić baterię,
– zamówić kinkiety w internecie,
– …

Oba powyższe projekty mają ze sobą niewiele wspólnego. Przy pierwszym myślimy o czasie wolnym, odpoczynku, spokoju, słońcu. Drugi to raczej praca, bałagan, pilnowanie przebiegu prac. Oba projekty budzą we mnie zupełnie inne emocje.

A co łączy te dwa projekty, a raczej poszczególne zadania należące do tych dwóch różnych projektów? Mogłoby się okazać, że niewiele, a jednak dość sporo:

1/ Zadania: „wymienić złotówki na euro” i „kupić baterię” można przypisać do kategorii miasto (sprawunki). Gdy wybieram się do galerii załatwić kilka spraw, to oznacza, że w tym samym miejscu i czasie mogę wykonać oba powyższe zadania.

2/ Podobnie zadania „zarezerwować nocleg” jak i „kupić kinkiety w internecie” można przypisać do kategorii komputer i w czasie pracy przy komputerze wykonać dwa podobne zadania z dwóch zupełnie różnych projektów.

3/ Dodatkowo zadania „zarezerwować nocleg„, „wymienić złotówki na euro„, „kupić baterię”, „zamówić kinkiety w internecie” można dodatkowo połączyć kategorią finanse, ponieważ każde z tych zadań dotyczy pieniędzy.

Kategoryzowanie zadań w Nozbe

W Nozbe sposób kategoryzacji zadań jest bardzo dobrze rozwiązany:

1/ Na liście kategorii dodajemy to, co chcemy, co ułatwi nam pracę, np.:
– telefon,
– komputer,
– biuro,
– dom,
– miasto (sprawunki),
– żona,
– szef,
– dziecko,
– przyjaciel,
– finanse,
– wyjazd.

2/ Poszczególnym zadaniom przypisujemy kategorie. Bardzo dobre jest to, że do jednego zadania można przypisać więcej niż jedną kategorię, np.:
– komputer i finanse,
– szef, dom, telefon,
– żona, miasto (sprawunki), finanse… 😉

3/ Wybieram kategorię, np. komputer i widzę tylko te zadania, które mogę wykonać przy pomocy tego właśnie narzędzia.

Możesz stworzyć także kategorię Ważne.

Taka kategoria może się przydać do oznaczenia zadań bardzo ważnych, którymi pilnie musimy się zająć. Tą kategorią można oznaczać również zadania, które chcemy wykonać dzisiaj, a na naszej długiej liście priorytetów trudno je zidentyfikować.
Należy tylko uważać na to, aby ważne nie okazały się wszystkie zadania z listy priorytetów… A może lista priorytetów jest po prostu za długa?

Ale o tym już pisałem. Jak skrócić listę priorytetów? Zajrzyj tutaj.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof