Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej

10 Komentarzy

Post038

Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej

Krok szósty wg książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”.

Jeden za wszystkich – wszyscy za jednego – takie hasło wymyślił Alexandre Dumas dla swoich trzech (czterech) bohaterów – w jedności siła.

Z zadaniami jest podobnie – grupuj je, bo w jedności siła. Jak to działa?
W moim systemie jest sporo projektów i jeszcze więcej zadań. Jednym ze sposobów uproszczenia i optymalizacji zadań jest ich kategoryzacja.

Czym są kategorie?

Codziennie pracuję nad wieloma zadaniami, projektami. Do realizacji zadań wykorzystuję te same narzędzia, zadania związane są z miejscami lub osobami. Dlatego kategorią może być np.:

1/ narzędzie:
– telefon,
– komputer.

2/ Miejsce:
– biuro,
– dom,
– miasto (sprawunki).

3/ Osoba:
– żona,
– szef,
– dziecko,
– przyjaciel.

4/ Sposób działania:
– finanse,
– wyjazd.

Dzięki kategoryzacji mogę szybko i sprawnie wykonać podobne zadania, nawet jeśli dotyczą różnych projektów.

Nasuwa się pytanie, czym się różni projekt od kategorii? I tutaj, w książce Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”, pojawia się mój tekst 😉

Post038_kategoria

Źródło: 10 kroków do maksymalnej produktywności,
Michał Śliwiński, 2017, str. 88-89

Wynika z tego, że projekty i kategorie są innymi płaszczyznami spojrzenia na zadania:
1/ Projekty grupują mi zadania prowadzące do konkretnego celu:
a/ projekt: Wyjazd na urlop może mieć zadania:
– wybrać nocleg,
– zarezerwować nocleg,
– wymienić złotówki na euro,
– spakować kosmetyki,
– …

a/ projekt: remont łazienki może mieć zadania:
– wybrać fachowca,
– umówić z fachowcem termin remontu,
– wykonać szkic łazienki (rozmieszczenie: wanna, umywalka, pralka…),
– kupić baterię,
– zamówić kinkiety w internecie,
– …

Oba powyższe projekty mają ze sobą niewiele wspólnego. Przy pierwszym myślimy o czasie wolnym, odpoczynku, spokoju, słońcu. Drugi to raczej praca, bałagan, pilnowanie przebiegu prac. Oba projekty budzą we mnie zupełnie inne emocje.

A co łączy te dwa projekty, a raczej poszczególne zadania należące do tych dwóch różnych projektów? Mogłoby się okazać, że niewiele, a jednak dość sporo:

1/ Zadania: „wymienić złotówki na euro” i „kupić baterię” można przypisać do kategorii miasto (sprawunki). Gdy wybieram się do galerii załatwić kilka spraw, to oznacza, że w tym samym miejscu i czasie mogę wykonać oba powyższe zadania.

2/ Podobnie zadania „zarezerwować nocleg” jak i „kupić kinkiety w internecie” można przypisać do kategorii komputer i w czasie pracy przy komputerze wykonać dwa podobne zadania z dwóch zupełnie różnych projektów.

3/ Dodatkowo zadania „zarezerwować nocleg„, „wymienić złotówki na euro„, „kupić baterię”, „zamówić kinkiety w internecie” można dodatkowo połączyć kategorią finanse, ponieważ każde z tych zadań dotyczy pieniędzy.

Kategoryzowanie zadań w Nozbe

W Nozbe sposób kategoryzacji zadań jest bardzo dobrze rozwiązany:

1/ Na liście kategorii dodajemy to, co chcemy, co ułatwi nam pracę, np.:
– telefon,
– komputer,
– biuro,
– dom,
– miasto (sprawunki),
– żona,
– szef,
– dziecko,
– przyjaciel,
– finanse,
– wyjazd.

2/ Poszczególnym zadaniom przypisujemy kategorie. Bardzo dobre jest to, że do jednego zadania można przypisać więcej niż jedną kategorię, np.:
– komputer i finanse,
– szef, dom, telefon,
– żona, miasto (sprawunki), finanse… 😉

3/ Wybieram kategorię, np. komputer i widzę tylko te zadania, które mogę wykonać przy pomocy tego właśnie narzędzia.

Możesz stworzyć także kategorię Ważne.

Taka kategoria może się przydać do oznaczenia zadań bardzo ważnych, którymi pilnie musimy się zająć. Tą kategorią można oznaczać również zadania, które chcemy wykonać dzisiaj, a na naszej długiej liście priorytetów trudno je zidentyfikować.
Należy tylko uważać na to, aby ważne nie okazały się wszystkie zadania z listy priorytetów… A może lista priorytetów jest po prostu za długa?

Ale o tym już pisałem. Jak skrócić listę priorytetów? Zajrzyj tutaj.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof

Reklamy

10 thoughts on “Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej

  1. Faktycznie bardzo cenna wskazówka 🙂

    Polubienie

  2. Cześć bardzo fajny artykuł, 3 moje podejście do nozbe i nareszcie udało się zrozumieć o co chodzi wspaniałe narzędzie które ułatwia mi życie .

    Polubienie

  3. oooo! nozbe za free na miesiąc! super!

    Polubienie

    • Osobiście przetestowałem chyba z dziesięć bezpłatnych aplikacji tego typu i żadna mi nie pasowała. A w nozbe 30-dniowy okres użytkowania pełnej wersji przekonał mnie, że to jest to, czego potrzebuję i już nie zamienię na nic innego. Korzystam z niego i na kompie i na smartfonie. Rewelacja, polecam. 🙂

      Polubienie

  4. Nie słyszałam wcześniej o tej metodzie. Jednak zainteresowała mnie.

    Polubienie

  5. Kilka cennych wskazówek, które niewątpliwie przydadzą mi się w pracy w szkole. 😉

    Polubienie

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

w

Connecting to %s