Help me with priorities

8 Komentarzy

Post034

Help me with priorities

Takim oto angielskim akcentem zaczyna się mój dzisiejszy post. Zainspirowała mnie do niego Iza dodając komentarz do jednego z moich postów – Krok 3 – Skup się na tym, co najważniejsze. Przytłaczająca lista priorytetów – czy wszystkie zadania muszą być wykonane? Czy wszystko jest ważne?

Pisałem o tym jakiś czas temu w poście Roboty nie przerobisz. Skupiłem się tam nad tym, w jakiej kolejności wykonywać zadania. Zadania ważne, krytyczne, finansowe, mało ważne itd. Natomiast teraz chciałbym się skupić nad tym, czy wszystkie zadania muszą być wykonane? Cytując fragment komentarza Izy: „…bo przecież „wszystko jest ważne”. Powoli uczę się odkładać niektóre zadania na później…”

Priorytety w priorytetach

Priorytety w priorytetach, czyli masło-maślane. Moja lista zadań priorytetowych swego czasu urosła do zastraszającej ilości – 173 zadań. Wyobrażacie to sobie? 173 zadania priorytetowe, którymi powinienem się zająć? Przecież samo przejrzenie listy zajmuje sporo czasu, a co dopiero ich wykonanie?

Zacząłem sobie oznaczać priorytety w priorytetach, poprzedzając nazwę ważnego zadania wykrzyknikiem. Przy alfabetycznym ułożeniu listy zadania z „!” lądują na samej górze listy. Sprawia to, że są one „na wierzchu”, są lepiej widoczne, do wykonania w pierwszej kolejności. A co z zadaniami bez „!” ? Ano zadania raz odłożone, dalej odkładają się same.

Czyszczenie listy priorytetów

Doszło do tego, że przestałem zaglądać do listy priorytetów, przestałem oznaczać zadania jako wykonane, całość jakoś zniechęcała mnie do działania. Dlatego postanowiłem wyczyścić listę priorytetów. Pochyliłem się nad każdym zadaniem, przeanalizowałem ważność, możliwość wykonania, przydatność i po dwóch godzinach lista moich priorytetów zmniejszyła się ze 173 do 58. Z priorytetów wyciąłem 115 zadań!

Jak udało mi się tego dokonać? Całość czyszczenia podzieliłem na grupy:

1/ 17 zadań oznaczyłem jako wykonane, bo dawno zostały wykonane.

2/ 13 zadań usunąłem jako nieistotne. Jeśli jakieś zadanie „wisi” na liście tygodniami i nic złego się nie dzieje, to po co sobie zaśmiecać system?

3/ 4 zadania oznaczane codziennie weszły mi w nawyk i nie potrzebuję już przypomnień, bo o tych zadaniach po prostu codziennie pamiętam.

4/ 11 zadań przeniosłem do innych projektów. W czasie cotygodniowego (cotygodniowego ???) przeglądu zadań decyduję, które oznaczyć jako priorytety.

5/ 25 zadań przeniosłem do kategorii: „Może-kiedyś” w moim Nozbe. Zadania na chwilę obecną nieistotne, ale mogą przydać się kiedyś, w przyszłości. Nie chcąc ich utracić, przenoszę do kategorii, do której zaglądam od czasu do czasu i oceniam: zostawić, wykonać, wyrzucić.

6/ 13 zadań przeniosłem na kartkę papieru. Nawet nie zdawałem sobie sprawy, że tak można i tak będzie łatwiej. Ja – elektroniczny fanatyk, który dawno, dawno temu porzucił papierowy kalendarz, przeniosłem 13 zadań z elektroniki na papier. Jakie to zadania? Tabela z zadaniami leży obok komputera w pracy. Codziennie w pracy muszę wykonać pewne czynności. Łatwiej i szybciej wszystko idzie, jeśli wiem co jest po czym. Łatwiej i szybciej oznaczyć je jako wykonane. Listę mam cały czas na oku.

7/ 10 zadań przesunąłem na późniejszą datę.

8/ 20 zadań wydzieliłem do osobnej kategorii. Generalnie mam dwie główne kategorie zadań: dom i praca. Zadania z kategorii dom wykonuję w domu, zadania z kategorii praca wykonuję w pracy. Mam jednak zadania, gdzie gwiazdka oznacza zadanie pierwsze w kolejce, a nie priorytetowe. Jeśli dane zadanie się wydarzy, to oznaczam je jako wykonane, a jako pierwsze oznaczam kolejne zadanie. Zadań tych nie muszę przeglądać codziennie i nie zaśmiecają mi listy spraw na prawdę istotnych.

9/ do 2 zadań utworzyłem alarm w telefonie, który raczej mam cały czas przy sobie. Te dwa konkretne zadania muszę wykonać dokładnie wtedy, kiedy trzeba.

Po tej dość bolesnej operacji pozostało mi 58 zadań. W sumie też sporo, ale z tym sobie już radzę. Cały czas staram się, aby na liście priorytetów były rzeczy ważne a nie śmieci.

A jakie są Wasze doświadczenia z listą zadań priorytetowych?

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof

Reklamy

8 thoughts on “Help me with priorities

  1. Samo tworzenie tej listy wydaje się skomplikowane i męczące 😉 Może prościej byłoby założyć inny horyzont czasowy – na przykład tygodniowy?

    Polubienie

    • Tak na prawdę tworzenie listy zadań jest najtrudniejsze na początku, gdy takiej listy nie mamy. Ja używam Nozbe, w którym lista priorytetów tworzy się sama na podstwie zadań i ustawień, które wcześniej wprowadzam. Ale może faktycznie rozliczenie raz na tydzień tego co się wykonało, a co nie jest dobrym sposobem…

      Polubienie

  2. Aż takich dalekosiężnych list nie robię, raczej na kilka dni i daję radę 🙂

    Polubienie

  3. Jeżeli podejmę się zadania i stworzę taką listę to zazwyczaj je wykonuję. Wiadomo zawsze trzeba liczyć się na złośliwość rzeczy martwych i liczyć się z poślizgiem w ich zrealizowaniu. Najlepsza jest metoda małych kroczków.

    Polubienie

    • W moim przypadku sprawdziło się najpierw wielkie sprzątanie listy priorytetów ze śmieci. Jak już zostały tylko zadania istotne, wówczas dzięki metodzie małych kroków wykonywałem jedno zadanie po drugim. Widok skracającej się listy zadań jeszcze bardziej motywuje do działania.

      Polubienie

  4. Pingback: Krok 6 – Grupuj zadania i działaj szybciej |

  5. Pingback: Krok 8 – regularnie przeglądaj swój system |

Odpowiedz na Holly Anuluj pisanie odpowiedzi

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s