Krok 3 – Skup się na tym, co najważniejsze

29 sierpnia 2017 by bluehorseeu 3 Komentarze

Tak na początek jeszcze wspomnienie z urlopu. Wiele kroków zrobiliśmy w te wakacje, a do produktywności jest ich tylko dziesięć. Pora zatem przejść do kroku trzeciego.

Krok 3 – Skup się na tym, co najważniejsze

Pora na powrót do książki Michała Śliwińskiego „10 kroków do maksymalnej produktywności”. Skupić się na tym, co najważniejsze. Ale co jest najważniejsze?

W kroku drugim spisaliśmy listę wszystkich zadań, jakie mamy do wykonania. Ja też miałem kiedyś taką mieszaninę projektów, zadań, kamieni milowych i zadań błahych, mało istotnych, a może nie…

Zadając sobie pytanie, co jest najważniejsze, odpowiedź może być tylko jedna – CEL. Każdy projekt ma jakiś cel, w sumie przecież dlatego zakładamy projekty – aby osiągnąć jakiś CEL. Może to jest takie trochę masło maślane, ale w tym właśnie jest sedno.

Gdy pochylam się nad projektem, analizuję zadania i decyduję, które zadanie pchnie mnie do przodu i przybliży do osiągnięcia celu. Nie ma nic bardziej motywującego, jak parcie do przodu, gdy widzę, jak moje działania przynoszą efekty.

Z drugiej strony nie ma nic gorszego, jak brak efektu. Pracuję, ciężko pracuję, a efektów brak, a jak mi się wydaje, że zamiast iść do przodu, cofam się – utonąłem.

Dlatego w każdym projekcie znajduję zadanie do wykonania i oznaczam je gwiazdką (w Nozbe oczywiście). Gwiazdkami oznaczamy zadania do wykonania, czyli PRIORYTETY.

Zacznij od dużych kamieni

Zadania mają różny „kaliber”. Można je porównać do kamieni większych, mniejszych i piasku. Jeśli do słoika najpierw włożę duży kamień – to się zmieści. Później wsypię drobne kamyki – też się zmieszczą. Na końcu wsypię piasek – wypełni luki pomiędzy kamieniami i kamyczkami. W ten sposób mogę zmieścić więcej – czyli wykonać więcej zadań.

Jeśli zadziałam w odwrotnej kolejności, najpierw wsypię piasek, później drobne kamyki, to duży kamień już nie wystarczy miejsca. Krótko mówiąc, cały dzień zajmuję się „pierdołami”, a na zadania istotne brakuje dnia.

Najlepiej jest wybrać sobie codziennie dwa – trzy zadania, które są ważne i muszę dzisiaj zrealizować i je realizuję. Czy ja tak robię? Staram się… Jednego dnia wyjdzie, innego dnia nie…, ale pracuję nad tym.

Priorytety w jednym miejscu – Nozbe

Mam wiele projektów i mnóstwo w nich zadań. Nie przeglądam wszystkich projektów codziennie. Zadania oznaczone gwiazdką grupują się w jednym miejscu – w kategorii PRIORYTETY. To chyba logiczne.

Zadania priorytetowe można sortować – wg mnie jedynym i najlepszym sposobem jest lista alfabetyczna.

Listę priorytetów można również filtrować.
W domu przeglądam zadania z kategorii DOM i nie zajmuję się zadaniami z pracy.
W pracy przeglądam zadania z kategorii PRACA i nie zajmuję się zadaniami domowymi.

Kiedy zadanie w Nozbe staje się priorytetowe?

Jest na to kilka sposobów:

• najprostszy – oznaczam dowolne zadanie gwiazdką i już,
• poprzez ustawienie daty – w zadaniu mam możliwość ustawienia daty i godziny. Gdy ustawiona w zadaniu data przypada „dzisiaj”, zadanie automatycznie zostanie „ogwiazdkowane” przez system i wskakuje na moją listę priorytetów.
• gdy pracuję w zespole i ktoś deleguje mi zadanie, to staje się ono priorytetem i widzę je na swojej liście, którą przeglądam codziennie.

Ile powinno być zadań na liście priorytetów?

Hmmm… Nie wiem, czy jest na to pytanie dobra odpowiedź.

Ja miałem i zbyt krótką listę zadań – było w niej kilka wierszy. Nie wszystkie ważne sprawy się na niej znajdowały i często bywało, że coś pominąłem, bo nie miały gwiazdki, daty. Coś zawsze uciekło.

Po tym doświadczeniu przeszedłem do listy zbyt długiej. Lista priorytetów składająca się z kilkudziesięciu zadań również jest pomyłką. Bo kto jest w stanie zrealizować je wszystkie? Na pewno nie ja… Zbyt duża lista priorytetów doprowadziła do tego, że:
– były zadania, które przekładałem – zmieniałem datę, usuwałem gwiazdkę, a za kilka dni system znowu pokazywał ję w priorytetach, a ja znowu je przekładałem,
– były również takie zadania, które były stałym bywalcem listy priorytetów. Patrzyłem na nie codziennie i nie wykonywałem. Dlaczego? A kto to wie… Bo mało istotne, bo nie mam czasu i z wielu innych powodów.
– a najgorszy już było to, jak zacząłem oznaczać zadania superpriorytetowe w katalogu zadań priorytetowych – koszmar…

Obecnie jestem na etapie „sprzątania” listy priorytetów. Jeśli jest zadanie, którego nie wykonuję, to może nie jest ono istotne? Może wcale nie muszę go wykonywać? Brak działania, to również działanie. Zdecydowanie, że czymś się nie będę zajmował, też może pchać nas do przodu.

Może jakieś zadania można przenieść z priorytetów do kategorii „Kiedyś-może”. Może to zadanie nie jest istotne dzisiaj, ale może będzie istotne kiedyś.

Nikt za mnie nie zdecyduje co ma być priorytetem, a co nie. Co trzeba wykonać, a co nie. Co ma wpływ na projekt, a co nie. Przy ustalaniu wielkości listy priorytetów chyba najlepiej zastosować zasadę Złotego Środka – ani za dużo, ani za mało.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof