Krok 2 cd.. projekty, zadania

Dodaj komentarz

Post028

Festiwal kolorów

Sam sobie zadaję pytanie, jaki związek z drugim krokiem ma zdjęcie z Festiwalu Kolorów. A może mam w moim Nozbe projekt „Może-Kiedyś” a w nim zadanie: Wziąć udział w Festiwalu Kolorów? A może to zdjęcie po prostu mi się podoba…?

Krok 2 – ile mieć projektów?

Kontynuując myśl z poprzedniego posta o projektach i zadaniach, mam świadomość, czym różni się zadanie od projektu i jakie pułapki się z tym wiążą.

Teraz pytanie: w moim Nozbe mam około 800 zadań. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Sprawa wydaje się dość prosta – pogrupować zadania w projekty. Ja mam obecnie 59 projektów. Czy taka liczba projektów jest właściwa? A może za duża, albo za mała?

Ile mieć projektów? Takie Pytanie zadaje Michał Śliwiński w książce „10 kroków do maksymalnej produktywności” [str. 35-36]. Odpowiedź, jakiej udziela, jest taka trochę wymijająca: „…lepiej jest mieć ich więcej niż mniej”. Projekty porządkują nasze zadania i pokazują, jakie cele stoją przed nami. Oczywiście nie można przesadzać, bo przy liście ponad 100 projektów Twój system może zacząć wymykać się spod kontroli.

Kontrolę nad listą projektów ułatwia ich ułożenie, Ja stosuję ustawienie alfabetyczne i jest to chyba najlepszy sposób. Alfabetu uczymy się mając kilka lat i tak głęboko siedzi w naszej głowie, że wyszukanie projektu na „T” jest banalne.

Projekty i zadania w Nozbe

Jak poradzić sobie z taką ilością zadań i projektów? Ja jestem raczej człowiekiem „elektronicznym”. Nie jestem jakimś cyborgiem, ale od kiedy elektronika stała się tania, mała i prosta w użyciu, stałem się jej fanem. Osobiście wolę mieć informacje zapisane w formie elektronicznej.

Kiedyś, zawsze pod koniec roku kupowałem sobie kalendarz, często-gęsto taki bajerancki. Zapisywałem w nim jakieś zadania, sprawunki, projekty. Miałem z tym jednak sporo problemów. Informacje raz zapisane trudno było zmienić – skreślenia, poprawki, uzupełnienia. O jakiejś formie wyszukiwania też nie było mowy. Trzeba było po prostu przekartkować cały kalendarz. Natomiast zadania niewykonane w tym roku musiałem przepisać do kalendarza na następny rok.

W końcu okazało się, że w moim kalendarzu oprócz nazwiska i imienia na stronie tytułowej, nie było żadnych wpisów. Nie chcę się powtarzać, jaką drogę przeszedłem od kalendarza do Nozbe, ponieważ pisałem o tym szerzej w jednym z moich postów: System organizacji zadań. Kliknij i sprawdź.

Grupowanie projektów – etykiety

Aby jeszcze łatwiej ogarnąć projekty, można je grupować przy pomocy etykiet.
Ja mam np. takie etykiety: prywatne, służbowe, auto, wakacje…

Włączam filtrowanie wg etykiety „Prywatne” i nic służbowego nie zaprząta mi głowy.
Włączam filtrowanie wg etykiety „Wakacje” i mam wszystkie projekty związane z wakacjami.
Proste? Banalne. Nozbe jest genialne i intuicyjne w obsłudze.

Zadanie z krótką listą małych kroków

Do tej pory operowałem tylko dwiema kategoriami: projekt i zadanie. Zadanie jest jedno, projekt jest zbiorem zadań.

A co zrobić w przypadku, gdy mamy do załatwienia małą sprawę, załóżmy trzy zadania. Na zadanie – za dużo. Tworzyć projekt do trzech zadań, które wykonam dzisiaj? – niepraktyczne.

Otóż do takich spraw można użyć zadania z listą małych kroków. Jak to zrobić w Nozbe:
– dodajemy zadanie,
– do zadania dodajemy komentarz w formie listy,
– tworzymy listę w formie checkboxów.

W trakcie wykonywania zadań, po prostu klikamy checkbox oznaczając wiersz listy jako wykonany.

Czy wszystkie projekty trzeba zakończyć?

Projekty z grubsza rzecz biorąc można podzielić na dwie kategorie:

celowe – prowadzące do osiągnięcia celu, jak w przypadku „Zakupu lodówki”. Projekt założony, wykonany, cel osiągnięty – projekt zakończony.

ciągłe nigdy ich nie kończę, ponieważ zawsze mam tam jakieś zadania, np. projekt „Może-kiedyś” 🙂

Projekty powtarzające się

Nie zawsze trzeba tworzyć projekty od nowa. Jeśli jakiś projekt co jakiś czas mi się powtarza, to wówczas korzystam z narzędzia, jakim są szablony.

Wielozadaniowy projekt tworzę jeden raz i zapisuje go jako szablon. Utworzenie nowego projektu na podstawie szablonu wymaga zaledwie kilku kliknięć. Taki szablon można oczywiście zmieniać i modyfikować.

Nozbe

Chcesz sprawdzić jak działa Nozbe kliknij i skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego, podczas którego masz dostęp do pełnej wersji oprogramowania. Zainstaluj na smartfonie, komputerze, tablecie i ciesz się produktywnością.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s