System organizacji zadań

24 stycznia 2017 by bluehorseeu 5 Komentarzy

Skąd mamy tyle zadań?

Tak jak wspomniałem w poprzednim poście, w moim systemie do organizacji spraw jest ponad 700 zadań. Skąd się tyle tego bierze? Gdybym poprosił Was, abyście wzięli kartkę papieru i długopis (lub inne tradycyjne bądź elektroniczne narzędzie do pisania) i spisali sprawy do wykonania, które macie w głowie, to ile punktów udałoby się Wam napisać? Dwadzieścia? Trzydzieści? Pięćdziesiąt? Więcej?

Jakie mamy zadania? Można je pogrupować w różne kategorie, np. takie:
1/ Wydarzenia:
– urodziny,
– imieniny,
– rocznice,
– Dzień Mamy,
– Dzień Taty,
– Dzień Dziecka,
– Dzień Babci,
– Dzień Dziadka,
– urlop,
– wycieczki,
– wydarzenia sportowe,
– wydarzenia kulturalne,
– wydarzenia społeczne,
– …

2/ Finanse:
– spłaty rat,
– spłaty kart,
– spłaty pożyczek,
– rachunki do zapłaty,
–  pożyczki,
–  podatki,
– ubezpieczenia…,
– przedłużyć umowę lub zmienić dostawcę TV,
– przedłużyć umowę lub zmienić dostawcę usług telekomunikacyjnych,
– …

3/ Osobiste:
– wizyta u lekarza,
– wizyta u stomatologa,
– badania,
– oczekiwanie na przesyłkę,
– zwrot rzeczy pożyczonych,
– kupić telefon,
– kupić prezent dla…,
– oddać … do naprawy,
– ściągnąć nowe oprogramowanie,
– zainstalować nową aplikację,
– kupić płytę,
– kupić książkę,
-…

4/ Remont:
– kupić…,
– pomalować…,
– wymienić…,
– przykręcić…,
– naprawić…,
– …

5/ Służbowe:
– przygotować zestawienie,
– wysłać raport,
– projekty rozpoczęte,
– projekty, które warto rozpocząć,
– kontakty do nawiązania,
– oferty do wysłania,
– spotkania,
– prezentacje,
– szkolenia,
– …

6/ …

Celowo wypunktowałem tę listę, aby widać było, ile tych zadań może być. Jak się „spiszemy” i podsumujemy to naprawdę może ich wyjść kilkaset.

Kalendarz

Gdzie przechowywać zadania? Takie właśnie pytanie sobie zadałem, gdy dotarło do mnie, że zadania wymykają mi się spod kontroli i przestaję nad nimi panować. Zadania miałem spisane w wielu miejscach: w plikach wordowskich, w plikach excelowskich, w kalendarzu, w programie pocztowym. Zadania były wymieszane, często zdublowane. Zadania prywatne pomieszane z zadaniami służbowymi. Skomplikowane projekty poprzeplatane prostymi zadaniami.

Pierwszym pomysłem „jednego miejsca” stał się kalendarz. Na początku wszystko się jakoś układało, zalet takiego rozwiązania było sporo. Wszystkie sprawy miałem w jednym miejscu. Alarmy przypominały o nadchodzącym zadaniu. Dostęp zarówno przez telefon jak i komputer. Do zadań można dodawać załączniki.

Jednak z czasem zacząłem widzieć również wady takiego rozwiązania. Problemem był brak możliwości grupowania zadań w kategorie (dom, praca, finanse, wyjazd, zakupy…). Również trudno było mi uchwycić projekty – kilka, kilkanaście zadań dotyczy jednego projektu, ale wrzucone w różne kategorie.

Aplikacje

Zacząłem szukać aplikacji, która zastąpiłaby mi kalendarz. Oczywiście szukałem bezpłatnej aplikacji! Aplikacji, która będzie działała na telefonie i komputerze, z pełną synchronizacją pomiędzy urządzeniami. Aplikacji, która nie będzie miała wad kalendarza. Przetestowałem kilka aplikacji – jest ich naprawdę cała masa. Próbowałem „zaprzyjaźnić się” z takimi aplikacjami jak: Todoist, DGT & GTD, Any.DO, Trello, Wunderlist i kilka innych. Są one bezpłatne i używa ich kilkaset tysięcy – kilka milionów użytkowników na całym świecie. Każdy z nas ma inne potrzeby i podobne problemy, więc pewnie każdy mógłby znaleźć coś dla siebie.

Każda z tych aplikacji była inna, ale też miały wiele podobnych funkcjonalności. Jednak jakoś żadna z nich mnie nie urzekła. Za prosta, zbyt skomplikowana, nieintuicyjna… Chyba się trochę zraziłem i postanowiłem pójść w innym kierunku.

Excel

Postanowiłem dowiedzieć się, jakich funkcjonalności potrzebuję. Dlatego też wzorując się na książce „Getting Things Done” postanowiłem zrobić własną aplikację. Wow. Mocarz!

Programem, który w miarę dobrze obczajam (znam pewnie kilka procent jego możliwości) jest Excel. Przygotowałem sobie tabelę, która zawierała m.in.:
– datę dodania zadania,
– datę realizacji zadania,
– nazwę zadania,
– szczegóły zadania,
– kategorię,
– rodzaj (prywatne, służbowe),
– ID,
– lp.

Organizacja zadań w Excelu powstawała i trwała kilka miesięcy. W sumie sporo czasu. No i cóż – z każdym dniem dostrzegałem kolejne wady takiego rozwiązania:
– problematyczna synchronizacja pomiędzy telefonem a komputerem,
– trudna obsługa pliku excelowskiego na małym ekranie telefonu,
– brak przypomnień,
– brak możliwości dodawania załączników.

Wad było sporo, ale dzięki mojej excelowskiej aplikacji dowiedziałem się najważniejszej rzeczy. W końcu mam! Wiem, jakich funkcjonalności potrzebuję!

Nozbe

Mając już wiedzę na temat funkcjonalności, przerobiłem kolejny raz kilka aplikacji, aż w końcu trafiłem na Nozbe. To było to!

Nozbe jest aplikacją, która posiada wszystkie potrzebne mi funkcjonalności. Jest prosta i intuicyjna w obsłudze a jednocześnie można zarządzać prostymi zadaniami i dużymi projektami.

Ale o tym już następnym razem.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof