Dwie minuty

1 komentarz

post_004_dm_bh_01

Zasada dwóch minut – co to jest?

Zasada dwóch minut jest tak prosta, że do przekazania całej jej istoty wystarczą dwie minuty. Nie mam zamiaru wywarzać otwartych drzwi, dlatego po prostu przytoczę cytat z książki Getting Things Done:

„Jeśli najbliższe działanie może zostać wykonane w czasie krótszym niż dwie minuty, to zrób to od razu, za pierwszym razem, kiedy zabierzesz się za tę sprawę.

Nawet gdy dana sprawa nie jest rzeczą priorytetową, załatw ją teraz, bo inaczej możesz nigdy tego nie zrobić.” [1]

Proste? Nie znam bardziej genialnej zasady… Zasada dwóch minut nie wymaga wielkiego tłumaczenia. Zasada dwóch minut upewniła mnie, że książka Getting Things Done jest inna niż wszystkie.

Kiedy i jak stosować zasadę dwóch minut.

Zasadę dwóch minut najlepiej stosować w momencie pojawienia się informacji, sprawy, zadania.

Przeanalizowanie jakiejkolwiek informacji zajmuje około dwóch minut. Jedni mówią na to analiza, inni „rzucenie okiem”. Pochylając się nad każdą sprawą powinniśmy zadać sobie pytanie: czy załatwienie tej sprawy zajmie mi mniej niż dwie minuty?

– Jeśli tak, to załatwiamy sprawę od razu.
– Jeśli nie to, to … a o tym, to innym razem…

Dlaczego więc warto załatwiać sprawę od razu, nawet gdy nie jest ona pilna, gdy nie jest priorytetowa, gdy obecnie pracujesz nad innym zadaniem?
A no dlatego, że i tak poświęcasz jej czas, więc cóż to za różnica? Jeśli wynikiem pracy jest tylko praca i zmarnowany czas a nie efekt, to poczujesz się kiepsko. Możesz odnieść wrażenie, że Twoja praca przynosi tylko zmęczenie. Zadania piętrzą się w Twojej głowie (lub w kalendarzu, notatniku). Z każdym niewykonanym zadaniem lista Twoich spraw wydłuża się. Jest tego więcej, więcej i więcej. I zamiast zmniejszać ilość zadań, to dorzucasz do stosu kolejne małe kamyczki.

Natomiast sprawa wygląda zupełnie inaczej, gdy zadanie załatwisz od razu – wówczas odnosisz małe zwycięstwo. Praca przyniosła efekt, a przecież każdy z nas chce osiągać sukcesy. Z każdą minutą lista Twoich spraw do załatwienia nie wydłuża się lecz skraca. Czujesz się dobrze 🙂

Jest jeszcze jedno niebezpieczeństwo. Porzucenie sprawy bez jej wykonania może oznaczać, że już nigdy do niej nie wrócisz. Może w chwili obecnej nie będzie to miało dla Ciebie większego / żadnego znaczenia, ale nigdy już się nie dowiesz, czy z tego małego zadania nie urosłaby sprawa duża, istotna, bardzo przyszłościowa.

Tak naprawdę na tym mógłbym zakończyć posta, bo cóż tu więcej dodać? Hmmm, no tak… Obiecałem przykłady.

Moje pierwsze dwuminutowe zadanie.

Jakie było moje pierwsze dwuminutowe zadanie? Zadanie, które zrealizowłem ze zrozumieniem, pełnym zaangażowanie i świadomością techniki – podklejenie filcem drzwiczek w wiszącej, kuchennej szafce, aby nie uderzały przy zamykaniu. Fachowiec mógłby to nazwać wykonaniem zderzaków lub amortyzatorów. Tak czy inaczej, faktem jest, że zadanie to nie wymagało szczególnych umiejętności ani fachowych narzędzi.

Gdy pojawiło się to zadanie, od razy się do niego zabrałem. Czyli przeszedłem krok po kroku przez następującą listę czynności:

1/ wziąłem do ręki smartfon,
2/ odblokowałem,
3/ uruchomiłem kalendarz Google,
4/ wybrałem najbliższą sobotę,
5/ dodałem nowe zadanie – „podkleić drzwiczki filcem”,
6/ ustawiłem alarm na 09:00
7/ zapisałem zadanie,
8/ wyszedłem z kalendarza.

I wtedy zdałem sobie sprawę, że dodanie zadania do kalendarza zajęło mi około dwóch minut.

Dlatego postanowiłem podejść do zadania w inny sposób, w sposób naukowy:

1/ wyjąłem filc z szafki,
2/ wyjąłem nożyczki z szuflady,
3/ dociąłem filc na odpowiedni wymiar,
4/ przykleiłem filc do drzwiczek,
5/ schowałem nożyczki do szuflady,
6/ schowałem resztę filcu do szafki.

Całość zajęła mi około dwóch minut.

Jaki z tego wniosek? Jeśli i tak i tak musisz coś zrobić, to zrób to od razu. Masz to z głowy, pokonałeś sprawę, zwyciężyłeś, wcieliłeś czyn w życie. Czujesz się lepiej? Jasne! Bo z każdym wykonanym zadaniem masz ich mniej. Również nikt Ci nie powie: Miałeś to zrobić miesiąc temu!…
Krótko mówiąc, jeśli wykonanie sprawy zajmuje tyle samo czasu co jej odłożenie, to dlaczego tego zadania nie wykonać od razu? Jaki jest racjonalny powód odkładania zadań na później? Żaden.
Przecież CZAS TO PIENIĄDZ.

Ta zasada po prostu działa.

Od tego dnia dwuminutowe zadania posypały się jak z rękawa. Na początku zacząłem je zapisywać. Wykonane – zapisane. Przy piętnastym zadaniu ręce mi opadły i stwierdziłem, że to nie ma sensu!!!

Nie ma sensu zapisywanie tych wszystkich wykonanych zadań. Bo i po co? Chyba tylko tak dla siebie, żeby naocznie stwierdzić, że zasada działa.

Jedną z pułapek, w jaką można wpaść, to określenie, czy zadanie zajmie mniej niż dwie minuty. Otóż dwie minuty jest tylko wskazówką. Jeśli dysponujesz czasem, to możesz wykonać i dłuższe zadania, trwające trzy – pięć minut.

Z drugiej strony, jeśli masz do opróżnienia skrzynkę pocztową, w której masz 100 wiadomości, to możesz ten czas skrócić do 30 – 40 sekund, aby zdecydować, co zrobić z poszczególnymi mailami. Co uda się klepnąć, to się uda, a cała reszta będzie do wykonania w innym czasie.

Dwuminutowe zadania to tylko malutki czubek góry lodowej wszystkich spraw, jakie mamy do wykonania. A co z innymi sprawami?

Sprawami, które:
– nie mają dla nas znaczenia,
– nie wymagają żadnego działania,
– wymagają działania innych osób,
– trzeba wykonać konkretnego dnia,
– teraz nie są dla nas interesujące, ale mogą być ważne później,
– wymagają więcej niż jednej czynności?

Gdzie to wszystko spisać? Jak zorganizować? Jak poruszać się w gąszczu spraw prywatnych, służbowych, prostych zadań, skomplikowanych projektów? W moim systemie do organizacji spraw jest obecnie do wykonania 759 zadań! Jak się w tym połapać? O tym będzie następny post.

Tymczasem, miłego dnia i do usłyszenia.
Krzysztof

 

[1] David Allen, Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności, przeł. M. Kapela, Gliwice 2009, Wydawnictwo HELION, s.171.

Reklamy

One thought on “Dwie minuty

  1. Pingback: Roboty nie przerobisz… |

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s